Samochód w firmie a VAT

Zasady odliczania VAT od pojazdów reguluje art. 86a ustawy o VAT. Dotyczy on pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony — czyli typowych aut osobowych i lżejszych dostawczych. Pojazdy cięższe rozliczasz na zasadach ogólnych, z pełnym odliczeniem.

Dla pojazdów do 3,5 tony ustawodawca przyjął założenie, że samochód może być wykorzystywany także prywatnie. Dlatego domyślną zasadą jest odliczenie 50% VAT — od zakupu, rat leasingu, paliwa i wszystkich kosztów związanych z autem. To tak zwany użytek mieszany.

Pełne 100% odliczenie przysługuje tylko wtedy, gdy wykażesz, że auto służy wyłącznie do działalności gospodarczej. Możesz to zrobić na dwa sposoby: spełniając warunki formalne (ewidencja przebiegu i VAT-26) albo dzięki samej konstrukcji pojazdu, która wyklucza użytek prywatny.

Aby odliczać 100% VAT od samochodu osobowego, musisz wykazać, że jest on używany wyłącznie w działalności — a użytek prywatny jest faktycznie wykluczony. Sprowadza się to do trzech elementów, które najlepiej traktować łącznie.

1. Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka VAT)

Musisz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu od dnia rozpoczęcia wykorzystywania auta wyłącznie do działalności. Każdy wpis powinien zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika na początek i koniec okresu,
• dla każdego przejazdu: datę, cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów oraz dane kierowcy.

To inny dokument niż „kilometrówka” znana z podatku dochodowego — tę ewidencję prowadzisz wyłącznie na potrzeby pełnego odliczenia VAT.

2. Zgłoszenie VAT-26

O pojeździe wykorzystywanym wyłącznie do działalności trzeba poinformować urząd skarbowy na formularzu VAT-26. Masz na to czas do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek związany z tym pojazdem (zasada obowiązuje od 1 października 2021 roku; wcześniej termin wynosił 7 dni).

3. Regulamin używania pojazdu

W praktyce warto wprowadzić zasady używania auta (regulamin), które realnie wykluczają jazdy prywatne — na przykład zakaz parkowania pod domem pracownika, obowiązek zostawiania pojazdu w siedzibie firmy czy nadzór nad kartami paliwowymi. Same dokumenty nie wystarczą, jeśli faktyczny sposób korzystania będzie inny.

Niektóre pojazdy dają prawo do pełnego odliczenia bez ewidencji przebiegu i bez VAT-26, ponieważ ich konstrukcja sama w sobie wyklucza użytek prywatny. Należą do nich:

• pojazdy z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od części ładunkowej trwałą przegrodą lub ścianą (tzw. van wielozadaniowy),
• pojazdy z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków (pickup),
• pojazdy z kabiną kierowcy i nadwoziem ładunkowym jako konstrukcyjnie oddzielnymi elementami,
• pojazdy specjalne (np. koparka, ładowarka, podnośnik, żuraw, pomoc drogowa, agregat).

W przypadku vanów, pickupów i pojazdów z oddzielnym nadwoziem spełnienie warunków trzeba potwierdzić dodatkowym badaniem technicznym w okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz adnotacją VAT-1 lub VAT-2 w dowodzie rejestracyjnym. Bez tego badania prawo do pełnego odliczenia jest zagrożone, nawet jeśli pojazd faktycznie ma odpowiednią konstrukcję.

Przy zakupie auta firmowego od kwoty VAT z faktury odliczysz 50% (użytek mieszany) albo 100% (auto wyłącznie firmowe, ze spełnionymi warunkami). Reguła jest taka sama niezależnie od tego, czy kupujesz nowy, czy używany pojazd — o ile sprzedawca wystawia fakturę VAT.

Część VAT, której nie odliczysz (przy zakupie z odliczeniem 50%), nie przepada całkowicie — zwiększa wartość początkową pojazdu i jest rozliczana w kosztach przez amortyzację w podatku dochodowym.

Jeśli kupujesz auto od osoby prywatnej (umowa kupna-sprzedaży) lub na fakturę VAT marża, w cenie nie ma VAT do odliczenia — sprzedawca nie wykazuje podatku naliczonego.

Przy leasingu operacyjnym i najmie długoterminowym VAT odliczasz od każdej raty — również według proporcji 50% lub 100%. Przy leasingu finansowym VAT od całej wartości pojazdu rozliczasz jednorazowo, podobnie jak przy zakupie.

Co istotne, przy ustalaniu wartości pojazdu na potrzeby limitu 150 000 zł do ceny netto dolicza się tę część VAT, której nie podlega odliczeniu (przy odliczeniu 50% — połowę podatku). To dlatego droższe auta szybko przekraczają próg kosztowy w podatku dochodowym.

Paliwo do samochodu osobowego rozliczasz tak samo jak pozostałe wydatki: 50% VAT przy użytku mieszanym albo 100% przy aucie wykorzystywanym wyłącznie do działalności (z ewidencją przebiegu i VAT-26).

Warto wiedzieć, że nie zawsze tak było — do połowy 2015 roku obowiązywał całkowity zakaz odliczania VAT od paliwa do aut osobowych. Dziś paliwo traktuje się na równi z innymi kosztami eksploatacji.

Wszystkie bieżące wydatki związane z pojazdem odliczasz według tej samej proporcji co zakup czy ratę leasingu. Dotyczy to między innymi:

• napraw, serwisu i przeglądów,
• części zamiennych, opon i akcesoriów,
• myjni i kosmetyki samochodowej,
• opłat parkingowych i autostradowych,
• materiałów eksploatacyjnych (oleje, płyny).

Jeśli rozliczasz auto na zasadzie 50%, połowa VAT od każdego z tych wydatków pozostaje nieodliczona — ale możesz ją uwzględnić w kosztach podatku dochodowego.

Sprzedaż samochodu, który był w firmie i od którego odliczałeś VAT, jest opodatkowana stawką 23%. Wystawiasz fakturę i wykazujesz podatek należny od ceny sprzedaży.

Jeśli przy zakupie odliczyłeś tylko 50% VAT, a teraz sprzedajesz auto, możesz odzyskać część nieodliczonego wcześniej podatku w drodze korekty VAT (art. 90b ustawy). Sprzedaż jest bowiem traktowana jak zmiana przeznaczenia na wykorzystanie wyłącznie do działalności.

Okres korekty

• 60 miesięcy — dla pojazdów o wartości początkowej powyżej 15 000 zł,
• 12 miesięcy — dla pojazdów o wartości do 15 000 zł.

Okres liczysz od miesiąca nabycia. Odzyskasz część nieodliczonego VAT proporcjonalnie do liczby miesięcy, które pozostały do końca okresu korekty. Im wcześniej sprzedasz auto, tym większą część podatku możesz odzyskać.